Cara Penggunaan Aplikasi Android KedaiKu UMKM Kasir ++
Aplikasi Android
KedaiKu UMKM
Offline Kasir ++
Download Aplikasinya di link ini
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.app.kedaiku
Aplikasi ini ditujukan untuk memperkuat usaha UMKM : Toko Online, Kedai offline, kafe, resto,apotek, dan usaha-usaha kecil lainnya dalam hal kemudahan administrasi usaha,termasuk dalam urusan utamanya adalah pembukuan,persediaan/stok dan pencatatan penjualan, karena beberapa keistimewaan :
OFFLINE POS.Setelah diunduh dari Playstore, aplikasi ini dijalankan secara offline, ini berarti, seluruh data usaha ,dan transaksi yang berlangsung, disimpan secara offline di dalam perangkat android milik pengguna. Ini juga berarti , di saat jaringan internet tidak aktif/tidak tersedia, aplikasi ini akan berjalan secara normal, dan tidak menguras kuota.
DATA USAHA TERSIMPAN DALAM PERANGKAT MASING-MASING. Saat ini banyak sekali terjadi pencurian data-data penting di internet. Karena data-data transaksi disimpan secara offline di perangkat Android masing-masing pengguna, maka keamanan data relatif lebih aman,karena data pengguna tidak disimpan dalam server milik orang lain. Tinggal tingkat pengamanan masing-masing perangkat Android perlu dicermati.
PEMISAHAN AKSES ANTARA PEMILIK USAHA DENGAN PETUGAS KEDAI. Terdapat proteksi password yang memisahkan kemampuan akses data : pegawai toko tidak bisa mengakses kebijakan diskon,harga pokok, nama pemasok,laporan penjualan dan biaya-biaya, termasuk mengedit tagihan lunas atau belum. Akses petugas toko hanya dibatasi pada melayani pembelian oleh pelanggan,menginput stok barang masuk, dan mencetak struk toko.
PENGATURAN PENAMBAHAN PAJAK PENJUALAN DALAM SISTEM. Bagi resto,kafe dan toko yang oleh peraturan daerah dikenakan pajak,retribusi,atau PPN, bisa mengaturnya dalam sistem,sehingga otomatis muncul dan ditambahkan ke dalam stroke penjualan.
PEMOTONGAN STOK SECARA OTOMATIS. Setiap transaksi penjualan akan memotong persediaan/stok secara otomatis. Pencatatan keluar masuk barang dan keperluan stock opname sangat dipermudah.
PENGGUNAAN BARCODE & QR CODE. Kecepatan dalam melayani penjualan, bisa mirip dengan supermarket,karena kamera HP/Tablet Android bisa digunakan untuk scan barcode/QR code saat melayani penjualan. Untuk barang yang ditimbang, masukkan satuan harga unit berat, misalkan harga per gram untuk barang tertentu. Kami menyediakan secara gratis , perangkat software untuk menterjemahkan kata/huruf dan angka yang dipakai oleh user ( misalnya : es cendol biasa 1 gelas, nasi kucing ayam rica 1 bungkus, keripik kentang BBQ pedas kemasan 100 gram,telur ayam curah satuan 1 gram ) menjadi berbentuk QR code, yaitu aplikasi Barcode UMKM yang bisa diunduh dengan link ini :
https://play.google.com/store/apps/details?id=qrcoba.w3engineers.com.codeku
PEMERIKSAAN SECARA VISUAL, FOTO PRODUK MUNCUL SETELAH NAMA PRODUK/BARCODE DI SCAN. Foto produk bisa disimpan untuk membedakan produk-produk yang ragamnya terlalu banyak diingat satu persatu , dan kemungkinan memiliki kemiripan. Saat nama produk diinput ataupun barcode/QR Code diinput oleh kasir/petugas toko, mka foto produk ini juga bisa ditampilkan di layar HP/tablet Android.
PEMISAHAN KEBIJAKAN HARGA UNTUK JALUR PENJUALAN ATAU KATEGORI PELANGGAN YANG BERBEDA. Aplikasi ini memudahkan pembedaan harga untuk tiap pelanggan secara individu atau kelompok. Misalkan untuk pelanggan yang berbelanja melalui aplikasi ojek online, tunai datang langsung, langganan dengan sistem bayar bulanan, kupon promo,pelanggan korporasi,yayasan sosial, dan pembedaan individual pelanggan khusus. Caranya adalah dengan mengisi harga penjualan eceran tertinggi sebagai dasar harga jual umum, kemudian masing-masing kategori pelanggan diisi diskon/potongan harga masing-masing. Pelanggan dengan harga umum/biasa,berarti diisi diskon /potongan 0%.
KEMUDAHAN KONEKSI KE PERANGKAT PRINTER BLUETOOTH . Hampir 100% merek printer stroke toko yang terkoneksi secara bluetooth sudah diatur agar bisa terkoneksi dengan software KedaiKu. Untuk mencetak stroke toko dengan thermal paper sudah disediakan menu khusus. Untuk mencetak stiker thermal barcode, harus menggunakan aplikasi Barcode UMKM dan perangkat software grafis yang umum digunakan.
DATA PEMASOK UNTUK MASING-MASING BARANG TERSIMPAN DALAM SISTEM. Pemilik usaha bisa menyimpan data pemasok untuk masing-masing barang.
CATATAN PENJUALAN, mengumpulkan penjualan per transaksi di kasir, untuk keperluan pemeriksaan ulang transaksi hari itu.
BIAYA OPERASIONAL USAHA BISA DICATATKAN JUGA. Software KedaiKu juga memasukkan fungsi biaya-biaya usaha dalam menu nya. Jika dikehendaki, pembelanjaan bahan dai pemasok bisa juga dimasukkan ke dalam fungsi ini, agar laba kotor usaha bisa dipantau setiap hari/bulan/tahun.
GRAFIK PENJUALAN DAN GRAFIK BIAYA, EKSPOR DATA DALAM EXCEL. Pelaku usaha bisa dengan cepat memantau situasi usahanya dengan fungsi laporan ini. Keseluruhan data dengan mudah diekspor ke dalam file berentuk Excel, dan bisa ditransfer melalui bluetooth atau flashdisk ke komputer agar pemilik usaha dengan mudah melakukan pemeriksaan transaksi penjualan, biaya, pesanan ke pemasok dan lain-lain.
Software KedaiKu UMKM ini merupakan aplikasi berbayar dengan harga Rp. , yang bebas iuran tahun pertama.
Video tutorial penggunaan aplikasi KedaiKu ini bisa dilihat di Youtube :
CARA PENGGUNAAN APLIKASI ANDROID
KedaiKu
UMKM Kasir ++
Langkah pertama adalah pemilik/owner melakukan registrasi agar datanya tersimpan dalam server. Ini satu-satunya data yang akan tersimpan secara online dalam sistem.Pada masa promo khusus/subsidi dari Vendor, pembelian app ini di Google Playstore akan sekaligus mengaktifkan app ini / gratis iuran tahunan untuk setahun. Password dan username milik owner/pemilik akan disimpan juga secara offline di perangkat android yang digunakan sebagai kasir plus plus ,sehingga hanya owner/pemilik usaha yang bisa menghapus data transaksi,dan membuka data penjualan/laporan penjualan dan data supplier. Akses pegawai / pengguna aplikasi KedaiKu selain pemilik,dibatasi
Hanya pada menginput produk baru,kategori baru,dan fungsi kasir.
Pada halaman utama, klik icon bahasa di kanan atas, pilih Bahasa Indonesia.
Untuk pengguna selain pemilik usaha, bisa login dengan menu yang terpisah dengan pemilik usaha. Penambahan nama pengguna atau pegawai baru, bisa diakses melalui menu halaman utama,paling bawah, yaitu PENGGUNA.
Pada perangkat android/HP tertentu, akan ditawari oleh sistem HP itu ( bukan oleh aplikasi android KedaiKu ) untuk menyimpan username & password di perangkat. Anda harus mempertimbangkan,bahwa selain pemilik nama yang tercantum,bisa dengan lebih mudah masuk/menggunakan password ( juga milik owner/pemilik usaha ),jika pilihan penyimpanan password ini dipilih. Untuk itu kami sarankan agar pilihan simpan username & password ini dihindari saja jika dirasa kurang penting. Sebaiknya setiap pengguna,termasuk pemilik usaha, mencatat password masing-masing, karena jika terlupa,maka akan sangat sulit untuk mengakses akun tersebut. Pemulihannya hanyalah menghapus rekam nama pengguna tersebut,dan membuat ulang,dengan password baru. Jadi perlu bantuan pemilik usaha untuk mengakses menghapus akun pengguna itu.
INFORMASI USAHA
LANGKAH BERIKUTNYA,DI HALAMAN UTAMA/ SELAMAT DATANG, klik PENGATURAN > Informasi Usaha
Selain informasi usaha akan tampil dalam stroke penjualan jika di print, Informasi Usaha juga berisi data-data tambahan yang akan digunakan saat penghitungan harga dan pencetakan stroke toko/kedai, seperti mata uang yang digunakan, pajak/retribusi daerah dsb.
Jangan lupa untuk memilih menu dalam bahasa Indonesia, di bagian kanan atas halaman Selamat Datang.
MENGINPUT KATEGORI BARANG DAGANGAN
Pada kedai sembako,pengelompokan karegori ini memudahkan saat melayani pembeli. Pengelompokan produk bisa disesuaikan dengan jenis barang dagangan,apakah itu snack buatan industri,atau pengrajin kecil,apakah roti basah/bakery,atau biskuit buatan pabrik,apakah itu gorengan bikinan tetangga,atau susu kedelai buatan sendiri.
Pada kafe atau restoran,pengelompokan bisa mengikuti pengelompokan sesuai daftar menu.
Pada barang-barang yang ditimbang, sebaiknya kategorinya dipisah,jika barang dagangan lain mayoritas sudah dalam kemasan dari pabrik. Misalnya : Kategori Fresh Food atau Timbang Curah : telur ayam kiloan,beras kiloan curah,kerupuk kiloan,kacang hijau kiloan curah. Dan nantinya harga yang diisi adalah harga per satuan berat (gram) nya.
Pada aplikasi ini sudah diisikan beberapa contoh kategori. Untuk menghapus nama-nama kategor produk yang sudah kami sediakan,silakan klik lambang (X) warna merah di samping tiap kategori.
Sebaiknya pemilik usaha menyimpan print out pengelompokan kategori di dekat meja kasir, supaya jika ada input barang dagangan dalam kategori yang kurang tepat, bisa segera dilakukan koreksi. Kategori ini juga memungkinkan pemilik usaha kedai untuk secara berkala melihat isi varian masing-masing kategori, untuk memantau apakah perlu penambahan varian baru untuk masing-masing kategori barang dagangan.
Perlu diingat, setiap kali ada pembelian barang jenis baru, yang lupa diinput ke dalam sistem kasir ++ KedaiKu, terdapat kerawanan penyelewengan transaksi. Sistem KedaiKu tidak memakan banyak kuota secara rutin, kaena pengoperasiannya dilakukan secara offline, bahkan HP/Tablet tanpa sinyal internet pun, akan beroperasi secara normal. Cukup secara berkala terkoneksi dengan wifi jika ada update app di Google Playstore.
Setelah semua kategori dirasa lengkap, dilanjutkan ke proses berikutnya.
PENGATURAN CARA PEMBAYARAN
Masuk ke halaman utama: Pengaturan > Cara Pembayaran
Cara Pembayaran yang sudah kami isikan ke dalam sistem silakan diganti,disesuaikan dengan cara pembayaran di toko/kedai/kafe Anda. Jika Anda menambahkan sistem pembayaran secara uang digital, silakan cantumkan/buat cara pembayarannya dalam menu KedaiKu, tidak harus dengan sistem yang sama, silakan Anda proses dengan sistem uang digital tersebut dengan portal yang disediakan oleh aplikasi uang digital tersebut. Yang penting, saat pembayaran dilakukan, sistem KedaiKu akan merekam bahwa pembayaran dilakukan melalui uang digital, dan dicantumkan pada stroke pembayaran.
DATA BACK UP
Menu pengaturan berikutnya, adalah data back Up. Menu ini berguna jika Anda sudah memasukkan semua jenis kategori,barang dagangan, data pelanggan dsb, sebaiknya gunakan menu ini , untuk ekspor ke dalam file Excel, simpan secara terpisah ke dalam folder lain atau komputer, dan jika sampai terjadi kerusakan dalam sistem, Anda bisa gunakan menu import dari file Excel.
Dengan cara ini juga, Anda dengan mudah bisa melakukan pencocokan keluar masuk stok pada saat stok opnam. Anda juga bisa menyimpan data tahunan saat tutup buku, laporan pajak bulanan dan lain-lain.
Menu ini sangat berguna ketika Anda ganti perangkat android. Jika ekspor data Anda lakukan rutin berkala,dan folder tujuan Anda atur agar berada di memori eksternal/Micro SD card, maka ketika Anda harus menginstall baru di perangkat yang baru, data-data transaksi sebelumnya bisa dibuka di perangkat yang baru.
MENGISI DATA PENGGUNA
Di Menu awal, klik Pengguna > Klik tanda (+)
Jika sistem perangkat Android Anda menawarkan untuk menyimpan username & password, hati-hati, karena pengguna lain bisa saja mengakses menggunakan nama Anda,jika dia tahu cara membuka arsip password Anda.
Untuk menambah User baru di perangkat Anda, cukup dengan tekan tanda (+ ) di kanan bawah, kemudian isi data pengguna.
Untuk menghapus user yang sudah tidak aktif, tinggal tekan tanda (X) merah di samping arsip user tersebut.
Masing-masing data yang disimpan memiliki opsi untuk melakukan panggilan telepon.
Pada halaman menu utama, pilih Pemasok. Lalu klik tanda (+) di kanan bawah, masukkan data-data pemasok yang Anda miliki. Data ini bermanfaat jika stok Anda habis, Anda bisa mengingat harga beli dan pemasok Anda.
Nama pemasok merupakan salah satu yang harus diisi pada data setiap produk yang Anda jual. Itu sebabnya pengisian data pemasok sebaiknya dilakukan sebelum Anda mulai mengisi & menyimpan data barang – barang dagangan Anda. Nomor NPWP pemasok , jika diperlukan, bisa disimpan di dalam data ini, untuk keperluan laporan pajak misalnya. Masing-masing data yang disimpan memiliki opsi untuk melakukan panggilan telepon dengan menekan icon telepon.
MEMASUKKAN DATA BARANG DAGANGAN
Tekan PRODUK pada halaman menu utama.
Data produk yang kami sudah sediakan dalam aplikasi ini bisa dihapus dengan menekan tanda (X) silang merah di sebelah kanan setiap data produk.
Untuk memulai memasukkan data barang dagangan, klik icon (+) di sisi kanan bawah, pada halaman menu PRODUK.
Isi judul/nama produk, harap diperhatikan, untuk barang dagangan yang memiliki kemiripan nama,cantumkan hal yang membedakan, misalnya:
Charm Pembalut pls Hitam 10’s
Charm Pembalut psl Hitam 5’s
Untuk menginput kode produk, bisa dengan mengetik manual kode produk (yang tidak memiliki barcode/QR Code, atau tekan icon barcode di sebelah kolom kode produk, lalu kamera HP/tablet bisa digunakan untuk scan barcode produk,seperti foto di atas. Bagi barang-barang hasil home industry yang pada umumnya belum memiliki barcode, kami menyediakan aplikasi pembuat barcode sebegai pelengkap aplikasi KedaiKu, yang bisa membuat barcode & QR code dari kata-kata ( misal : Sale Pisang Bu Andi 150 gr, Mendoan goreng Mbak Tuti satuan ). Untuk itulah, kami sarankan, untuk gorengan,telur curah atau beras kiloan, dipasang barcode dalam bentuk kartu pada wadah barang dagangan, untuk mempercepat transaksi.
Selain itu, halaman menu Produk memiliki fitur search dan scroll naik turun , jika produk berupa makanan di kafe akan diinput tanpa barcode. Saran kami, lebih cepat dan mudah jika masing-masing makanan memiliki barcode/QR Code masing-masing.
Setelah scan barcode atau pengisian manual kode barang dagangan,proses berikutnya adalah memilih kategori barang/produk. Hal ini tentu saja disesuaikan dengan kategori yang sudah disusun sebelumnya oleh pemilik/owner.
Kami sarankan seluruh produk/barang dagangan dilabeli dengan barcode/QR code ,untuk mempercepat proses pelayanan pembelian di kasir. Karena kecepatan melayani , sangat menentukan puas tidaknya konsumen. Kami menyediakan aplikasi pembuat barcode/QR Code GRATIS bagi pengguna aplikasi KedaiKu UMKM Kasir ++
Stiker label bisa membeli dalam bentuk roll di toko-toko online di Marketplace semacam Shopee,Tokopedia dan lain-lain. Tersedia stiker thermal juga,untuk printer bluetooth thermal.
Dalam data ini, harga beli dan harga jual produk keduanya masuk dalam pengisian data produk. Hal ini berkaitan dengan fitur aplikasi ini mampu menghitungkan laba kotor ataupun laba kotor setelah dipotong diskon atau pajak.
Setelah data produk diisikan,tersedia tombol PILIH GAMBAR PRODUK. Jika tombol ini di klik, maka terdapat pilihan untuk menggunakan kamera, atau meng upload foto yang sudah diambil. Kami sarankan sebaiknya pengambilan gambar sekaligus menginput data produk, karena saat mengisi data produk, cara termudah adalah sambil memegang kemasan produk jadi, untuk mengisi data berat, scan barcode dan lain-lain. Jadi ada baiknya sekaligus mengambil foto barang.
Input harga jual adalah harga jual tertinggi/tanpa diskon. Pengaturan diskon bisa dilakukan di fungsi kasir,saat melayani pembelian pelanggan.
Nama pemasok akan diarahkan oleh aplikasi untuk memilih nama pemasok yang sudah diinput sebelumnya.
Ketelitian memilih jenis kategori barang juga sangat penting agar pengoperasian fungsi kasir dan susunan laporan penjualan/stok, kelompok kolom-kolom dalam excel mudah untuk dilakukan sorting.
MENGISI DATA PELANGGAN
Pada menu halaman utama, pilih menu PELANGGAN , lalu klik (+) untuk memasukkan data pelanggan baru. Pada umumnya,pelanggan yang belum dikenal bisa menggunakan nama Tunai / Datang ke toko, atau pada kafe yang menanyakan nama pembeli untuk ditulis di cangkir kopi, nama pembeli , pelanggan –pelanggan reguler bisa disimpan namanya dalam app ini.
FUNGSI PELAYANAN KASIR
Pada saat pembeli membawa barang belanjaan ke kasir, untuk menginput jumlah pembelian,pada saat memilih nama barang yang sudah tersimpan, klik menu halaman depan, klik KASIR , lalu sentuh gambar barcode untuk melakukan scan barcode barang dagangan menggunakan kamera HP/tablet, atau menginput nama barang atau kode secara manual, maka nama barang/ kode barang yang mirip akan muncul fotonya di bawah kolom isian kode barang,dan bisa di klik.
Setelah produk berhasil di scan, klik TAMBAH KE KERANJANG, maka akan muncul pesan di layar : Produk Ditambahkan Ke Keranjang, lalu di kanan atas,pada icon Keranjang Belanja, muncul angka berapa jenis produk yang sudah ditambahkan ke keranjang belanja.
Jika kita klik icon keranjang belanja di kanan atas, kita akan diminta untuk mengisi jumlah barang tersebut yang dibeli oleh pelanggan. Setelah jumlah barang kita isi, kita bisa klik panah (<- ) di kiri atas untuk menginput produk lain.
Setelah itu, kita bisa lanjut scan barcode/masukkan kode/masukkan nama dan pilih di layar, barang berikutnya, dan kemudian klik TAMBAH KE KERANJANG dan isi jumlah pembelian. Begitu seterusnya.
Aplikasi KedaiKu akan dengan otomatis memotong jumlah stok barang setiap kali transaksi, dan jumlah stok barang tersebut ikut ditampilkan di layar menu KASIR. Saat kita menginput jumlah pembelian melebihi stok yang tersedia, akan muncul peringatan bahwa stok barang tidak mencukupi.
Setelah semua barang yang dibeli selesai diinput,klik KIRIM PESANAN untuk menutup transaksi.
Kemudian akan muncul menu PEMBAYARAN. Pilih nama Pelanggan, Cara pengiriman ( Pick Up/bawa langsung, Delivery/dikirim,dll) , dan cara pembayaran ( misal : Tunai,Credit Card, Tempo, GoPay, OVO, DANA dsb).
Masukkan diskon secara manual, jika ada potongan khusus.
Setelah semua diinput secara benar, klik di kanan atas : LANJUTKAN.
Selanjutnya transaksi akan tampil di rekam CATATAN PENJUALAN.
Jika tampilan rekam transaksi ini di klik, maka akan muncul penawaran :
Tanda Terima PDF
Print Receipt via Thermal Printer.
Jika ingin mencetak stroke toko, klik Print Receipt. Jika Bluetooth belum diaktifkan,maka aplikasi ini akan menawarkan untuk aktivasi Bluetooth.
PENAMBAHAN STOK BARANG / KULAKAN
Jika terjadi transaksi di fungsi kasir, maka stok barang akan dipotong otomatis saat terjadi penjualan barang. Untuk itu, jika stok nol, penjualan barang tersebut tidak akan bisa dilayani dengan aplikasi ini. Jika terjadi pembelian / kulakan / penambahan stok barang, cara menginput penambahan stok ini adalah dengan cara : Klik di menu utama : PRODUK
Lalu ketik huruf awal nama produk, sampai produk yang Anda cari muncul di layar, lalu klik field rekam produk tersebut ( jangan di tanda X warna merah ).
Lalu pilih tombol hijau paling bawah : Edit
Lalu buka data produk, pilih pada field : Stok Produk.
Lalu isilah angka stok yang baru ( misalnya stok lama tertulis 0, tambahan stok 20, maka ketik 20 ) ( atau jika stok masih ada 6 , lalu penambahan stok 40, Anda ketikkan 46 ). Lalu klik tombol PERBARUI INFORMASI di bawah foto produk.
Angka Stok sudah diperbarui.
MENCETAK LAPORAN
Pada menu halaman utama, pilih LAPORAN, lalu pilih REKAP LAPORAN.
Akan muncul Semua Penjualan.
Setelah pemeriksaan visual untuk masing-masing transaksi, jika diperlukan mencetak grafik penjualan, klik di menu Grafik Penjualan.
Untuk biaya-biaya, bisa dimasukkan secara manual ke dalam aplikasi ini,sehingga biaya bisa dicatat dalam aplikasi ini juga. Pilih di menu halaman utama : BIAYA. Maka biaya-biaya beserta tanggal dikeluarkannya akan tercatat dalam sistem ini.
PERKUAT EKONOMI BERBASIS UMKM DENGAN DUKUNGAN DIGITALISASI UMKM SEKARANG !!!
Indonesia Bisa !!!